個人情報の取扱いについて

2005年4月1日から「個人情報の保護に関する法律(いわゆる「個人情報保護法」)」が全面施行されたことに伴い、教育機関としての社会的責任をより一層果たすため、学校法人桃山学院では同年4月1日に法人(大学・高校一体)として「桃山学院個人情報保護規則」を制定しました。

これは、学生・生徒・保護者その他関係の方々から提供していただく個人情報を、その収集目的に添って有効活用するとともに、より適切に取り扱い、保護することを目的に、『収集』・『利用』・『管理』等について必要事項を定めたものです。
個人情報については、「個人情報保護規則」の制定を以って足りるものではなく、今後も継続して検討・取組みが求められる課題ではありますが、一方で教育事業体として教育研究等の諸活動を遂行するにあたり、様々な形で皆さんに個人情報を提供していただくことになっております。ついては、本学における個人情報の取扱いについて下記の通りお知らせしますので、ご承知おきください。

2005年9月 桃山学院大学

1.個人情報の利用目的について

本学への入学手続及び本学在学中において各種の願出・届出等の手続において提供していただいた学生・保護者の方々に係る個人情報並びに各種利用手続において提供していただいた社会人の方々に係る個人情報については、当該本人が本学に在学・登録されている間、下表による目的のために利用します。
なお、学生の場合、利用目的によっては卒業等による離籍後も利用します。

利用分野と利用目的

  1. 学籍関係
    学籍登録、入学(編・転入学)・休学・復学・退学・除籍・再入学・転部転科等の学籍異動及び関係資料作成
  2. 学修関係
    学修・研究活動支援、履修登録、履修相談・指導、単位認定・成績表作成、授業・試験運営、卒業(修了)判定、卒業証書・学位記授与、資格課程手続(各種実習含)、インターンシップ手続、公認欠席手続、各種課外講座受講手続、課外講座運営、科目等履修生・研究生・社会人聴講生関係手続、司書・司書補講習手続等及び関係資料作成
  3. 学生生活関係
    学生生活に関する指導・助言、学生証作成・配布等、新入生オリエンテーション(フレッシャーズキャンプを含む)、学生相談、課外活動支援、ボランティア活動支援、福利厚生支援、奨学生選考、奨学金交付・返還、健康診断・健康相談、卒業パーティー実施等及び関係資料作成
  4. 就職関係
    就職相談・指導、就職登録、卒業生就職先管理等及び関係資料作成
  5. 国際交流関係
    海外留学・研修に関する指導・助言、派遣留学生・研修生選考、留学・研修手続、外国人留学生支援等及び関係資料作成
  6. 学内施設・設備利用関係
    教室、図書館、情報センター、チャペル(集会室)、学生会館(カンタベリー館)、クラブ部室、体育館、合宿所、グラウンド、駐輪場、大学院生研究室、備品借用等及び関係資料作成
  7. 各種証明書発行
    在学証明書、健康診断証明書、成績証明書、卒業(見込)証明書、通学証明書、学割証等及び関係資料作成
  8. 学費関係
    学費納付案内、学費延・分納手続、学費未納による除籍警告・除籍通知等及び関係資料作成
  9. 保護者対象教育・就職懇談会関係
    懇談会実施、成績・就職相談等及び関係資料作成
  10. 連絡・通知関係(郵便・電話・掲示板・ホームページ等)
    記1~9に関する連絡・通知 その他の教育研究・業務上必要な連絡・通知
  11. その他
    大学広報活動、募金活動、式典・行事実施、調査等

2.個人情報の管理方法について

  1. 個人情報は、書面か電子データのいずれか、又はその両方の形態で保存します。
  2. 個人情報の管理にあたっては、桃山学院個人情報保護規則に基づき、適正に管理し、不要となった情報については速やかに廃棄します。

3.個人情報の提供・共同利用について

  1. 本学では、原則として、収集した個人情報を目的外に使用又は提供しませんが、法令に定められている場合、行政機関等への協力義務に基づく合理的理由がある場合及び緊急事態等により本学院個人情報保護委員会が必要と認める場合は、本人の同意を得ないで提供することがありますのでご了承ください。また、本学内の構成部署(員)の間において業務遂行上必要な場合は、情報を共有し利用します。

  2. 保護者に対しては、

    1. 学生の学修や学生生活に関する保証責任を有されていること、
    2. 学費負担者であること、
    3. a、bにより修学状況等について把握していただく必要があること、
    4. 保護者と連携した指導・支援が重要であること、

    を考慮し、学生の修学状況を報告する責務があると考えています。このような観点から、保護者に対しては、学生の学業成績を各学期毎に送付します。また、「保護者対象教育・就職懇談会」においては、学修状況・学生生活(就職関係を含む)について関係する情報を提示します。

  3. 下記事例に掲げるような、学生の学修・研究・学生生活支援のために関係団体等へ情報提供を行う必要のある場合は、担当部署から「情報提供が申請(申込)等の条件になる」旨を説明又は通知し、本人の同意を得て提供することとします。

    第三者への情報提供の事例

    1. 教育実習・社会福祉実習等の実習参加に伴う実習先への提供
    2. インターンシップ参加に伴う受入機関への提供
    3. 単位互換制度に伴う受入大学への提供
    4. 就職活動支援及びアルバイト求職支援に伴う企業等への提供
    5. 奨学金申請・交付に伴う関係奨学金団体への提供
    6. 派遣留学及び海外研修等に伴う派遣校・研修先等への提供
    7. ボランティア参加に伴う主催団体への提供
    8. 学生教育研究災害傷害保険請求時における、保険会社への提供
  4. 各高等学校より進路指導上卒業生の情報提供の要望があった場合、相互の信頼関係のもと、出身高等学校に対して学生の学修状況・学生生活情報等を提供することがあります。
    なお、この場合は、「提供を希望しない場合、担当部署へ申し出ることによって提供停止が可能である」旨の取扱いとします。

  5. 外部業者に対して、個人情報を使用する業務(学生証作成業務・健康診断業務・集計業務・資料作成業務・発送業務等)を委託する場合がありますが、委託先と「個人情報の保護に関する覚書」を締結し、改竄及び外部への漏洩等が発生しないようにします。

  6. 桃山学院大学教育後援会は、本学在学生の保護者で、「保護者の立場から大学の教育内容充実のための支援を行うとする」同会の趣旨に賛同される方々により構成されている団体(いわゆる大学の保護者会)です。

    本学としても、2.項でもふれましたように大学と保護者との連携を図るためにも、教育後援会との緊密な関係は必要不可欠と考えており、教育後援会事務局も本学の校友室内に設けています。

    このような事情から、本学と教育後援会は、以下の通り個人情報を共同利用します。

    共同利用の目的

    保護者対象事業の実施 教育後援会総会、支部総会、教育・就職懇談会(大学と共催)、「教育後援会広報誌(ももやま)」・「支部だより」の刊行・送付、「大学広報誌(アンデレクロス)」の送付、大学への協力事業等
    学生対象事業の実施 教育後援会が実施する奨学金事業・援助事業等
    その他 教育後援会の目的を達成するために必要な事項

    共同利用の個人情報

    保護者 氏名、住所、電話番号、続柄、会費入金状況
    学生 氏名、住所、電話番号、学籍番号、学部・学科・学年、学生対象事業の実施に伴う必要な情報
  7. 桃山学院大学同窓会は、本学卒業生を対象とした組織であり、本部・支部活動や各種集い(クラブOB会・入学年度別同期会等)を通じ同窓生の交流及び親睦を図る一方で、大学の発展に寄与するべく大学側と緊密な関係のもと現役学生の課外活動の助成を始めとして側面から大学に対し援助を行っています。 このような事情から、本学と大学同窓会は、以下の通り学生及び卒業生に関する個人情報を共同利用します。

    このような事情から、本学と大学同窓会は、以下の通り個人情報を共同利用します。

    共同利用の目的

    大学同窓会総会、支部総会、同窓会パーティー・各種集い等の会合の開催
    「大学同窓会誌(アンデレ)」の刊行・送付、大学同窓会名簿の刊行
    大学同窓会が実施する学生への援助事業の実施
    ホームカミングデー等卒業生対象の本学主催行事の実施
    大学同窓会の目的を達成するために必要な事項

    共同利用の個人情報

    氏名、学籍番号、学部・学科、卒業年度、卒業後の住所・電話番号、勤務先、学生への援助事業の実施に伴う必要な情報、保護者の氏名・住所・電話番号(入学時及び卒業時)

桃山学院個人情報保護規則は、下記のアドレスで案内しています。また、上記「個人情報の取扱い」に関するお問合せ・ご意見等は、以下までお願いいたします。
 お問い合わせ先:学校法人桃山学院 総務部総務課
 TEL:0725-54-3131
 Eメール:soumu@andrew.ac.jp